Офисная работа:
- креативная работа, подготовка к праздникам и конференциям, поиск и заказ помещения;
- внешний вид офиса, порядок в офисе, работа принтеров и компьютеров, заказ канцтоваров в офис и прочей продукции ;
- прием и проверка договоров ОПС (обязательного пенсионного страхования) из командировок специалистов;
- заполнение отчетности (прием и сверка электронных реестров (Excel), заполнение отчетов на Google Диске, отчеты и акты);
- поиск квартир для командировочных специалистов;
- архивация документов (дела на спец. ОПС, анкеты, реестры);
- заказ рекламы, выставление счетов по рекламе;
- своевременная отправка счетов в бухгалтерию. Контроль оплаты (служебная записка, реестр счетов);
- взаимодействие с поставщиками, отправка отчетных документов в Головной офис;
- ведение списка работающих и уволенных сотрудников; соглашение о расторжении договора;
- транспортная логистика, переговоры с транспортной компанией, заказ автобусов, утверждение стоимости;
- работа над статьями для публикации на сайте или в корпоративном журнале;
- покупка ж/д, автобилетов;
- приём телефонных звонков;
- активное участие в наборе новых сотрудников (реклама, расклейка обьявлений, командировки с руководителем для собеседований, консультация соискателей по телефону);
- ведение корпоративных программ по премированию специалистов (подсчет результатов, оформление служебных записок, сверка вознаграждения);
- проверка ведомостей по авансам и КВ специалистов ОПС;
- работа с базой РАЦ (расчетно-аналитического центра), заполнение, внесение новых сотрудников, реквизитов карт, ИП, отчет о количестве сданных договоров;
- ведение учета банковских реквизитов карт специалистов ОПС;
- составление служебных записок;
Работа с агентами:
- курирование работы 6-8 групп (по 6-9 человек) специалистов в командировках, информирование специалистов, готовящихся к выезду;
- заказ и сбор документов в командировку;
- оформление документов при принятии на работу;
Дополнительные обязанности:
- контроль работы отделения в г. Нижний Новгород ( командировки с целью набора и обучения офисных сотрудников, помощь Руководителю дирекции, ежедневная связь с сотрудниками для координации работы);
- командировки для решения конфликтных ситуаций, возникающих у клиентов при заключении договора ОПС.
