Обязанности специалиста по кадрам • Оформление новых сотрудников, перевод, увольнение работающих на предприятии с записью в трудовой книжке; • Ведение личных дел работающих на предприятии сотрудников; • Заполнение и хранение трудовых договоров и трудовых книжек; • Выдача справок по трудовой деятельности сотрудников; • Высчитывание трудового стажа каждого сотрудника; • Составление и учет графиков отпусков; • Оформление страховых пенсионных карточек и другой документации, необходимой для назначения пенсии сотрудникам компании; • Установление компенсаций и льгот для работников предприятия; • Ведение учета персонала предприятия и текучести кадров; • Изучение причин текучести кадров и разработка рекомендаций для руководителя по снижению; • Осуществление контроля соблюдения работниками трудовой дисциплины; • Подготовка и сдача в архив документов с истекшим сроком текущего хранения; • Подготовка материалов для аттестационных, квалификационных и конкурсных комиссий; • Составление установленной отчетности. Обязанности помощника руководителя 1. Работа с документами • прием корреспонденции, поступающей на рассмотрение руководителя, и в соответствии с принятым решением ее последующая передача в структурные подразделения или непосредственным исполнителям; • прием и проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых на подпись руководителю, их качественное редактирование; • ведение делопроизводства: составление запросов, писем и прочих документов, подготовка отчетов, докладов и других, необходимых для работы руководителя, материалов; • оперативное хранение документов до передачи в архив; • формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности и сдача их в архив в установленные сроки; • контроль исполнения изданных приказов и распоряжений работниками предприятия, контроль над соблюдением сроков выполнения поручений и указаний руководителя, взятых на контроль. 2. Организационная работа: • прием и передача сообщений по каналам связи (e-mail, факс и т.д.); • прием посетителей и звонков, ограждение руководителя от ненужных звонков и посетителей, самостоятельное принятие решений по завершению и переадресации звонков; • создание необходимых условий и обеспечение рабочего места руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, необходимыми для работы руководителя; • координация и организация встреч руководителя, рациональная разработка процедуры и порядка работы начальника; • подготовка заседаний и других совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о месте проведения и времени совещания, оповещение о повестке дня, их регистрация участников, а также сбор необходимых материалов), ведение и оформление протоколов совещаний; • представительская деятельность и организация презентаций; • организация приема посетителей руководителя, содействие оперативности рассмотрения предложений и просьб; • исполнение личных поручений.

- Контроль исполнения приказов, распоряжений - Хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (закупка канцтоваров, расходных материалов, хозтоваров, продуктов и напитков для офиса) - Благоустройство офиса (организация переездов, подбор и закупка мебели, организация благоустройства и оформления офиса) - Организация рабочего места сотрудников - Работа с курьерскими службами - Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению - Осуществление контроля исполнения документов и их оформления - Организация работы по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение - Обеспечение регистрации работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия - Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования содержащейся в них информации - Разработка и организация проведения мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии - Обеспечение своевременного и качественного выполнения копировальных и множительных работ.

- Организация и координация документооборота в компании - Организация и координация работы секретаря - Организация контроля исполнения документов. - Разработка нормативно-методической базы по ведению документооборота. - Составление бюджета - Исполнение поручений руководства компании - Умение работать в режиме многозадачности - Организация и контроль работы с конфиденциальными документами. - Участие в конференциях по вопросам делопроизводства и документооборота - Руководство и организация работы отдела документооборота - обработка и контроль правильности оформления документации; учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов; - Ведение делопроизводства: приказы, распоряжения по компании, протоколы и др.; - Протоколирование на совещаниях; - Согласование, подготовка к утверждению и регистрация организационно-распорядительной документации, и контроль их исполнения - Разработка нормативных документов по делопроизводству (НД, инструкции, положения и др.) -хранение, заверение печатями документов организации, хранение документов

1. Планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.). 2. Осуществление технического обеспечения деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.) 3. Принятие участия в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведение протоколов и иных документов, оформляющих ход и результат встреч, переговоров. 4. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений. 5. Осуществление сбора материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю. 6. Ведение делопроизводства, получение поступающей на рассмотрение генерального директора корреспонденции, принятие документов и личных заявлений на подпись генерального директора, ведение их учета и регистрации, передача руководителю. 7. Ведение записи на прием к руководителю, организация приема посетителей. 8. По поручению генерального директора составление писем, запросов, других документов, корпоративная переписка. 9. Выполнение работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), организация переговоров, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. 10. Оформление и подготовка пакета документов о командировках сотрудникам организации, покупка билетов, обеспечение руководящего состава канцтоварами, хоз.принадлежностями. 11. Выполнение отдельных служебных поручений генерального директора